¿Cómo grabar la liquidación de servicios públicos de un contrato en nuby?

La grabación de la liquidación es el paso final del calculador de servicios públicos. Es una ventana que se abre desde el calculador y en la que confirmas los datos de la liquidación antes de que quede registrada en el sistema.

🔹 ¿Qué logras al guardar la liquidación?

• Registrar los saldos en el contrato → nuby crea los movimientos correspondientes para el inquilino y el propietario según la parte que haya pagado los servicios.

• Definir el estado de la liquidación → La liquidación queda con un estado que indica qué pago falta (propietario, inquilino o ambas partes).

• Dejar la liquidación en el listado → Podrás consultarla, imprimirla y registrar su pago desde el Listado de Servicios.

🔹 ¿Para quién es útil esta guía?

• Personal administrativo y de cartera → Para registrar las liquidaciones de los contratos.

• Contabilidad y tesorería → Para entender los movimientos y estados que genera cada opción de pago.

• Gerencia → Para conocer el proceso de liquidación de servicios.

Nota: Antes de grabar la liquidación debes calcular los servicios públicos en el calculador. Consulta la guía "¿Cómo calcular los servicios públicos de un contrato en nuby?" si aún no lo has hecho.

🔐 Paso 1. Inicia sesión en nuby

Ingresa a nuby con tu usuario y contraseña habituales.

📂 Paso 2. Ve al Calculador de Servicios Públicos

1. En el menú principal, haz clic en "Contratos".

2. En el menú lateral, haz clic en "Calculador de Servicios Públicos".

🧮 Paso 3. Calcula la liquidación

1. Selecciona el contrato con el botón "Buscar Contrato".

2. Diligencia las fechas y valores de los servicios que vas a liquidar.

3. Haz clic en "Calcular".

💾 Paso 4. Abre la ventana de grabación

Cuando el calculador tenga un valor total mayor a cero, junto a los totales aparecerá el botón de guardar (ícono de disquete). Haz clic sobre él.

Importante: El botón de guardar solo aparece cuando el calculador tiene un valor total mayor a cero. Si no lo ves, verifica que hayas ingresado valores y presionado "Calcular".

¡Listo! Se abrirá la ventana "Grabar liquidación de servicios públicos".

En la parte superior de la ventana, nuby muestra la información del contrato seleccionado:

• Contrato → Número de contrato (consecutivo y detalle).

• Propiedad → Dirección del inmueble.

• Propietario → Nombre del propietario del inmueble.

• Inquilino → Nombre del inquilino del contrato.

Nota: Esta información es de consulta. Verifícala antes de guardar para asegurarte de que estás grabando la liquidación del contrato correcto.

La ventana "Grabar liquidación de servicios públicos" tiene los siguientes campos:

Importante: Para poder guardar la liquidación, debe existir un valor mayor a cero tanto para el inquilino como para el propietario. Si una de las partes quedó en cero en el cálculo, nuby no permitirá guardar la liquidación.

Esta opción es la más importante de la ventana, porque define quién pagó la factura de los servicios y qué saldos se registran en el contrato. Las opciones son:

Ejemplo: Si el inquilino pagó la factura, elige "Inquilino". nuby registrará el descuento al inquilino y el saldo a favor del propietario, y la liquidación quedará con estado "Falta pago del propietario".

Antes de guardar, nuby valida los datos de la ventana. Si algo no está correcto, te lo indica con un mensaje y la liquidación no se guarda:

Importante: Para contratos terminados, la fecha de aplicación se valida contra la fecha de terminación del contrato.

💾 Paso 1. Revisa los datos

Antes de guardar, verifica que la información del contrato, la fecha de aplicación, el valor total y la opción de "Qué parte pagó los servicios" sean los correctos.

✅ Paso 2. Haz clic en "Guardar Liquidación"

Al hacer clic, nuby procesa la liquidación y:

1. Registra los saldos en el contrato → Crea los movimientos de descuento y cobro según la parte que pagó los servicios.

2. Define el estado de la liquidación → Según la opción elegida (ver sección 5).

3. Muestra el mensaje "Se registraron correctamente los servicios".

4. Cierra la ventana automáticamente y te devuelve al calculador.

📋 Paso 3. Verifica la liquidación en el Listado

Para confirmar que la liquidación quedó guardada:

1. Haz clic en el botón "Listado de Servicios" (parte superior derecha del calculador).

2. Busca la liquidación por contrato, inquilino, propietario, estado o fecha.

3. Desde el listado podrás ver la liquidación (imprimirla) y, cuando aplique, registrar el pago de la inmobiliaria.

Atención: Si al guardar recibes un mensaje de error, la liquidación no quedó registrada. Corrige el dato indicado en el mensaje e intenta nuevamente. Si el error persiste, contacta al administrador de tu sistema.

¿Puedo guardar la liquidación sin seleccionar "Qué parte pagó los servicios"?

No. El campo es obligatorio. nuby no permite guardar la liquidación sin indicar quién pagó los servicios.

¿Qué pasa si todo el valor de la liquidación le corresponde a una sola parte?

nuby pide que exista un valor mayor a cero para ambas partes (inquilino y propietario) antes de guardar. Si una parte quedó en cero, verás el mensaje "Debe haber un valor del propietario (o del inquilino) mayor a 0". Revisa las fechas de cobro de los servicios en el calculador para que el reparto incluya días para las dos partes.

¿Puedo elegir cualquier fecha de aplicación?

No. La fecha de aplicación debe estar entre la fecha de inicio y la fecha de fin del contrato (para contratos terminados, entre el inicio y la fecha de terminación).

¿Dónde queda la liquidación después de guardarla?

En el Listado de Servicios, dentro del módulo de Contratos. Allí puedes consultarla, imprimirla (PDF o Excel) y registrar su pago.

¿Puedo modificar la liquidación después de guardarla?

La liquidación guardada se consulta y se imprime desde el Listado de Servicios. Para cambios en los valores, consulta con tu administrador el procedimiento de ajuste correspondiente.

¿Qué significa el estado de la liquidación?

El estado indica qué pago falta:

• Falta pago del propietario → El inquilino (o la inmobiliaria junto al inquilino) pagó los servicios.

• Falta pago del inquilino → El propietario (o la inmobiliaria junto al propietario) pagó los servicios.

• Falta pago de ambas partes → La inmobiliaria pagó los servicios.

• Pago Total → Las dos partes pagaron su parte.

Para grabar la liquidación de servicios públicos, sigue estos pasos:

1. Ve a Contratos > Calculador de Servicios Públicos.

2. Selecciona el contrato y calcula los servicios con sus fechas y valores.

3. Haz clic en el botón de guardar (disquete) junto a los totales.

4. Verifica la información del contrato en la ventana.

5. Selecciona la fecha de aplicación (dentro del periodo del contrato).

6. Elige "Qué parte pagó los servicios".

7. Haz clic en "Guardar Liquidación".

8. Verifica la liquidación en el Listado de Servicios.

9. ¡Listo! La liquidación quedó registrada y lista para su seguimiento y pago.

🔹 Reglas clave: